Come trovare i giusti strumenti di collaborazione online

Saresti in grado di dire quante e-mail scambi con i tuoi colleghi in media in un giorno? E le riunioni o il tempo che impieghi per i briefing? Se queste domande ti hanno portato automaticamente a pensare a mansioni che comportano per te una perdita di tempo, è ora di rivedere gli strumenti di collaborazione online che usi regolarmente.

Si tratta di piattaforme nate in un momento di trasformazione della forza lavoro e dei processi, senza precedenti nella storia. Tuttavia, siamo ancora a un punto di svolta in cui i team devono trasformare il modo di collaborare per poter essere efficienti. Inoltre, nell’esercizio delle loro mansioni, i lavoratori hanno ancora a che fare con una collaborazione non efficace e modelli obsoleti; la nostra indagine State of Work del 2023 ha rivelato che il 63% mantiene attivo il proprio stato di connessione, anche se, in quel momento non sta lavorando.

Cosa sono gli strumenti di collaborazione online e perché sono necessari alle aziende? E, soprattutto, come scegliere quello giusto?

Perché sono necessari strumenti di collaborazione online

Il lavoro cooperativo e collaborativo è all’ordine del giorno. Tuttavia, si tratta di una modalità in cui non mancano sfide da superare: la scarsa comunicazione o le inefficienze possono facilmente sfociare nella demotivazione o in una diminuzione della produttività.

È qui che entrano in gioco gli strumenti di collaborazione online, che consentono una comunicazione più rapida ed efficace tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Questo è possibile grazie a strumenti come le videochat, le chat in tempo reale, le videoconferenze, le chiamate vocali e la condivisione di file.

Inoltre, di fronte a potenziali inefficienze, come le riunioni non necessarie, le piattaforme di comunicazione mettono in atto processi alternativi e flessibili, in modo che i team possano comunicare e tutti i soggetti coinvolti siano al corrente e allineati in termini di obiettivi e compiti da svolgere.

I vantaggi degli strumenti di collaborazione online

Gli strumenti di collaborazione online offrono numerosi vantaggi, soprattutto in un contesto lavorativo sempre più digitalizzato. Consentono a team distribuiti geograficamente di collaborare in tempo reale, facilitando la condivisione di documenti, l’organizzazione di riunioni virtuali efficaci e la gestione di progetti. 

Questa flessibilità riduce i tempi di comunicazione e aumenta la produttività, permettendo una maggiore efficienza operativa. Inoltre, molte piattaforme garantiscono la tracciabilità delle modifiche e offrono spazi centralizzati per archiviare informazioni, migliorando la trasparenza e l’accesso ai dati. 

Infine, l’utilizzo di questi strumenti favorisce una comunicazione più rapida e una collaborazione più dinamica, anche in situazioni di emergenza o di urgenza.

Strumenti di collaborazione online: qual è il più adatto?

Gli strumenti di collaborazione online hanno alcune funzionalità come la possibilità di condividere documenti, di comunicare in modo sincrono e asincrono, di gestire e di monitorare i progetti, i calendari condivisi, ecc. Tuttavia, al di là di queste caratteristiche comuni alla maggior parte degli strumenti, quali sono le particolarità che possono fare la differenza?

Una di queste è la possibilità di creare integrazioni con altri strumenti di produttività. In questo senso, è necessario considerare l’interoperabilità, ossia la certezza che le diverse applicazioni comunichino tra loro e, collaborando, si sommino.

È inoltre importante considerare il potenziale di eliminare la rigidità tipicamente associata alla comunicazione aziendale, dando a sua volta accesso alla gestione della produttività in modo efficace.

Slack è uno degli strumenti di collaborazione online più avanzati e leader del settore grazie alla sua attenzione alla comunicazione in tempo reale, alla capacità di integrare più strumenti, all’organizzazione delle conversazioni in canali tematici e alla facilità di condividere le informazioni. Tali caratteristiche hanno trasformato questo strumento di collaborazione online in un’opzione efficace per migliorare la produttività di un’organizzazione.

Facciamo alcuni esempi; con Slack è possibile:

• Impostare un canale di comunicazione con annunci per informare i team sulle notizie più importanti dell’azienda.
• Condividere i contenuti in formati più interattivi e dinamici, come video, GIF, presentazioni e podcast, inserendoli nelle comunicazioni interne.
• Trovare informazioni in modo semplice e veloce attraverso canali intuitivi che possono essere consultati in qualsiasi momento. A tal proposito, sono disponibili anche applicazioni per rispondere alle domande più frequenti.
• Incoraggiare la comunicazione a 360 gradi e l’invio di commenti e suggerimenti per migliorare i processi in modo tempestivo.

Slack favorisce una cultura del team più vicina e connessa. Inoltre, è disponibile su tutti i dispositivi e sistemi operativi, peculiarità che permette ai team di rimanere connessi e produttivi ovunque e in qualsiasi momento.